不要なデータを整理する手順

データ移行期間は予定どおり2015年3月24日で終了しました。
皆さまのご協力ありがとうございました。(2015年3月25日追記)

移行前に不要なデータを整理する

データの移行にかかる時間はお客様がお持ちの通数やデータ容量に応じて異なりますが、移行可能期間の終了に近づくにつれアクセスが混雑することが予想されます。
不要なデータは移行対象から予め外し、ゴミ箱へ移動(削除)しておくと、POP受信にかかる時間も短くなりますので、予めメールの整理をしていただくことをお勧めいたします。

不要なデータを整理する手順

(1)

不要なメールを選定する基準を決めましょう

例えば情報の鮮度が古いメールなど今後読む可能性が低いメールの条件を挙げてみます。

  • 直近1カ月以前のメールマガジン
  • 更新のお知らせなどの通知系のメール(主にSNSサイトやブログの通知)
  • 過去1年より前のメール
(2)

必要なメールを選定する基準を決めましょう

やりとりをしているメールは、後で内容を見返したり、思い出に残したいメールなどが含まれます。
まずはメールの内容で選別するのではなく、送信元の「相手」で選定してみましょう。

  • やりとりをしている相手
  • 自分から送信している相手
  • アドレス帳に登録している相手
(3)

不要なメールを選定します

不要なメールより必要なメールの方が多い場合

不要なメールを抽出し、削除していきます。

  1. 事前準備

    多くの不要なメールを「削除」する時は、誤操作で削除してしまう事もあります。そのような誤操作に備え、以下の設定にしておきましょう。

    <ゴミ箱の自動削除を無効にする>

    • 設定情報>その他の設定>削除操作の設定>「ゴミ箱に移動する」を選択
    • 設定情報>その他の設定>ゴミ箱の自動削除設定>「自動削除しない」を選択

    <ゴミ箱の自動削除設定の解除>(詳しい手順はこちら

    ※必ず設定ボタンを押下してください。

  2. 不要なメールをまずはゴミ箱へ移動

    (1)で決めたメールの基準に該当するメールをゴミ箱へ移動します。ここでは以下の基準を例に操作方法をご案内します。

    • 直近1カ月以前のメールマガジン
    • 更新のお知らせなどの通知系のメール(主にSNSサイトやブログの通知)
    • 1) 「送信者」でソートをします。(例外を除き、送信者別に日時順に並びます)
      2) 全選択をし、必要なメールだけチェックを外す
      3) 「削除」を押下
      4) 2~3を繰り返し行う
    • 過去1年より前のメール
    • 1) 検索ウィンドウ左のプルダウンから 「詳細検索」を選択
      2) 検索期間の(   )~(   )の右欄に1年前の日にちを入力
      3) 「検索」を押下
      4) 指定の期間に該当するメールを表示
      5) 全選択をし、必要なメールだけチェックを外す
      6) 「削除」を押下
      7) 5~6を繰り返し行う

    (2)で決めたメールの基準に該当しないメールをゴミ箱へ移動します。ここでは以下の基準を例に操作方法をご案内します。

    • やりとりをしている相手
    • 自分から送信している相手
    • アドレス帳に登録している相手
    • 1) 「やりとり履歴」の一覧表示をクリックします。
      ※「やりとり履歴」はアドレス帳に登録してある人とのやりとりを閲覧する機能です。
      2) ニックネームを選択するとやりとりを表示
      3) 全選択をし、必要なメールだけチェックを外す
      4) 「削除」を押下
      5) 1~4を繰り返し行う

    最後にゴミ箱に必要なメールが紛れていないかを確認します。

    • 1) ゴミ箱を開きます。
      2) 送信者でソートします。
      3) 送信者が自分またはやりとりのあるアドレスかを中心に確認します。
      4) 必要なメールをチェックして、受信箱等に戻します。※迷惑フォルダや下書きフォルダはPOP受信による移行の対象外です。

    <参考>

    • 個人フォルダやメルマガフォルダ等で、フォルダごと不要なものは、該当のフォルダを開き、「空にする」ボタンを利用すると一括で削除ができます。
    • ゴミ箱内のデータはPOP機能によるデータ移行対象外です。ゴミ箱に移動すると、移行されませんので改めてゴミ箱内のデータを削除する必要はありません。
    • 一覧の表示件数を100件、50件、20件と指定することができます。(設定情報>表示設定>一覧の表示件数)

必要なメールより不要なメールの方が多い場合

必要なメールを抽出し、データ移行対象として別のフォルダへ移動します。

  1. 移行用のフォルダを作成
  2. 上記で説明した方法で必要なメールを選択し、移行用フォルダに移動
    ※移行用フォルダ内のメール以外は全て不要なメールという状態にします。
  3. 移行用フォルダ以外のフォルダ内メールをすべて削除(各フォルダを開き、「空にする」を選択する)